Książka Donalda P. Ladewa jest właśnie takim podręcznikiem, który powinni mieć wszyscy przełożeni. Choć pomysły nie są generalnie nowe, są skuteczne. Książka w zwięzły sposób przedstawia wiele narzędzi dla przełożonych. Nie muszą się Państwo zagłębiać w żargon – wystarczy sięgnąć do dokładnych list krok po kroku i zeskanować je w celu szybkiego wykorzystania. Proste i łatwe do zastosowania techniki dostarczają wszystkich niezbędnych narzędzi przełożonego. Doświadczeni przełożeni mogą wykorzystać tę książkę do doskonalenia swoich umiejętności i poprawy słabych obszarów, natomiast nowicjusze mogą wykorzystać ją do uzupełnienia swojej wiedzy w miarę zdobywania doświadczenia. getAbstract.com poleca tę książkę przełożonym na wszystkich szczeblach oraz pracownikom mającym nadzieję na awans na stanowisko kierownicze. Jeśli będą Państwo trzymać ten prosty przewodnik w górnej szufladzie biurka i regularnie do niego sięgać, w każdej chwili będą Państwo mogli brzmieć jak ekspert.

Artykuł  przetłumaczony algorytmicznie (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze gry biznesowe.

Take-Aways

  • Zanim zostanie Pan skutecznym przełożonym, musi Pan nauczyć się być skutecznym liderem.
  • Należy wykazać się zdolnościami przywódczymi, podejmując kroki w celu stworzenia dobrego środowiska pracy. Nie należy faworyzować pracowników.
  • Proszę być lojalnym wobec swoich pracowników. Proszę stanąć w ich obronie, jeżeli ktoś przeszkadza im w wykonywaniu pracy.
  • Kilka pierwszych dni w nowej pracy w dużym stopniu decyduje o tym, czy będzie Pan udanym kierownikiem.
  • Proszę poznać swoich pracowników osobiście wkrótce po tym, jak zostaną Państwo zatrudnieni, aby ich nadzorować.
  • Proszę zrozumieć, czego firma oczekuje od Pana jako przełożonego i upewnić się, że pracownicy znają Pana obowiązki.
  • Nie można wyznaczać celów, dopóki Państwo i Państwa pracownicy nie zrozumieją dokładnie, jaki produkt mają wytworzyć.
  • Proszę powiązać cele, które Państwo stawiają swoim pracownikom z ich indywidualnymi zakresami obowiązków i odpowiedzialności.
  • Osobiście przeprowadzać orientację dla nowych pracowników.
  • Wyznaczyć doświadczonego pracownika, który będzie czuwał nad nowymi pracownikami i pokazywał im, na czym polega ich praca.

Podsumowanie

Przełożeni i liderzy
Zanim osiągnie Pan sukces jako przełożony, musi się Pan nauczyć, jak być skutecznym liderem. Tacy liderzy mają trzy wspólne cechy: wzbudzają zaufanie, wiedzą, kiedy podążać za innymi i nawiązują osobisty kontakt z ludźmi.

Może Pan rozwinąć te cechy i wykazać się zdolnościami przywódczymi, jeżeli stanie się Pan rzecznikiem osób, które Panu podlegają. Proszę stanąć w obronie osób, które Państwo nadzorują. Jeżeli ktoś ma skargę na jednego z Państwa ludzi, proszę samemu zająć się tym problemem. Nie należy pozwalać, aby inni omijali Państwa autorytet. Proszę być lojalnym wobec swoich pracowników i interweniować w ich imieniu, gdy ktoś zagraża ich zdolności do wykonywania pracy.

„Badania pokazują, że najlepsze wyniki osiąga się, gdy zarządza się zasobami i kieruje ludźmi.
Bycie sprawiedliwym, bez faworyzowania innych, to kolejny sposób na pokazanie swojego przywództwa. Nie można być skutecznym liderem i jednocześnie być „jednym z gangu”. Proszę zaakceptować swoją rolę jako przełożonego i starać się zachować sprawiedliwość w kontaktach z wszystkimi pracownikami, a nie próbować „kumplować się” z personelem.

Ustalenie podstaw
Przywództwo można zademonstrować również poprzez tworzenie wspaniałego środowiska pracy. Nie można wzbudzić dumy w pracownikach, ale można pomóc w stworzeniu środowiska, w którym pracownicy czują naturalne poczucie dumy z dobrze wykonanej pracy. Proszę poprosić pracowników o pomoc w usprawnieniu procesów w Państwa miejscu pracy. Zapytać ich, co przeszkadza im w wykonywaniu pracy. Poprosić kierownictwo o narzędzia, których potrzebują Państwa ludzie, aby się rozwijać. Jako przełożony może Pan być katalizatorem, który rozpocznie pozytywną transformację Pana miejsca pracy.

„Nie płaci się za to, co Pan robi, ale za to, co robią Pana pracownicy”.
Innym sposobem okazywania przywództwa jest zapewnianie stabilności w czasach zmian. Nie oznacza to próby zapobiegania zmianom. Oznacza to, że należy zrobić wszystko, aby pracownicy czuli się odpowiedzialni za swoją przyszłość. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek większych zmian należy skonsultować się z pracownikami. Proszę pamiętać, że oprócz planowania krótkoterminowego należy również planować długoterminowo.

„To, że jest Pan teraz kierownikiem, nie oznacza, że nie używa Pan narzędzi. Maszynista ma tokarkę, Pan ma komputer z edytorem tekstu i arkuszem kalkulacyjnym.”
Odwaga jest również dowodem przywództwa. Jako kierownik jest Pan częścią grupy innych kierowników. Być może będzie Pan musiał podjąć trudne decyzje, nawet jeżeli będzie się Pan wyróżniał w tej grupie. Wystarczy skupić się na tym, aby zrobić to, co należy. To, w jaki sposób poradzi sobie Pan ze swoimi obowiązkami dzisiaj, będzie miało wpływ na to, jak wiele odpowiedzialności otrzyma Pan jutro.

Prowadzić od początku
Na Pana sukces jako przełożonego duży wpływ będzie miało wrażenie, jakie wywrze Pan w pierwszych dniach pracy. Proszę skorzystać z tych „Podstaw Kierownika”, gdy rozpoczynają Państwo nową pracę, aby rozpocząć ją na właściwym gruncie:

Daj się poznać – Poświęć trochę czasu, aby poznać wszystkich członków swojego zespołu osobiście. W pierwszych tygodniach pracy powinni Państwo często odwiedzać swoich pracowników i naprawdę wysłuchać ich uwag. Proszę zanotować na piśmie wszystko, o czym pracownik zdecyduje się z Panem podzielić.
Nie próbować zmieniać wszystkiego na raz – Gdy jest się nowym, należy wprowadzać bardzo mało zmian. Szybkie zmiany dają pracownikom sygnał, że nie cenią Państwo ich i ich pracy. Trzeba zrozumieć, jak działa maszyna, zanim się ją obsługuje. Próby przedwczesnych zmian podejmowane przez nowego przełożonego prawie zawsze są destrukcyjne.
Przejrzeć teczki osobowe każdej podległej Pani osoby – Można się wiele dowiedzieć o pracownikach, patrząc na ich listę obecności, wykorzystanie czasu chorobowego, szkolenia i poprzednie dyscypliny. Proszę zwrócić uwagę na wszelkie skargi, które zostały wniesione przeciwko nim. Proszę pamiętać, że poprzednia dyscyplina może mówić tyle samo o poprzednim przełożonym, co o pracowniku.
Zidentyfikować ludzi, którzy sprawiają, że wszystko działa – Będą Państwo chcieli uzyskać poparcie tych osób jak najwcześniej w nowej kadencji. Proszę przejrzeć ich dotychczasowe projekty i osiągnięcia. Zorganizować spotkanie z nimi i podzielić się tym, co Państwo wiedzą o ich osiągnięciach. Nakreślić działania, które chcieliby Państwo, aby były kontynuowane.
Spotkanie z całym personelem – To spotkanie powinno być dość nieformalne. Należy zacząć od przedstawienia się i krótkiego podsumowania dotychczasowej pracy. Proszę powiedzieć pracownikom, czego oczekuje od Państwa kierownictwo. Proszę podzielić się swoją wizją dla grupy i powiedzieć, na czym Panu zależy. Następnie należy otworzyć spotkanie na dyskusję. Zachęcić ludzi do podzielenia się swoimi uwagami i zapisać ważne punkty na flipcharcie. Proszę pokazać, że jest Pan zorientowany na działanie, stawiając daty przy niektórych punktach, w których jest Pan gotów podjąć natychmiastowe działania. Podsumować główne kwestie poruszone podczas dyskusji i powiedzieć pracownikom, że przyjdzie Pan do nich po więcej informacji na ten temat. Proszę podziękować wszystkim za przybycie. Na koniec, proszę upewnić się, że będzie Pan kontynuował sprawy, które obiecał Pan zrealizować, tak aby ugruntować swoją wiarygodność.
Ignorowanie plotek i pogłosek – Jeżeli przyłapią Państwo pracownika na wygłaszaniu destrukcyjnych uwag na temat innych osób, proszę jasno powiedzieć, że nie będą Państwo tolerować takiej negatywnej postawy. Często zdarza się, że pracownicy plotkują na temat innych, aby zyskać przychylność Państwa. Proszę dać do zrozumienia, że nie będzie Pan reagował na plotki.
Bądź optymistyczny i pozytywny – Nawet jeżeli firma przeżywa ciężkie chwile, można szczerze mówić o sytuacji, nie włączając się w ponure dyskusje. Proszę skierować swoje uwagi w stronę rozwiązań. Proszę szukać sposobów, w jaki Państwo i Państwa pracownicy mogą odwrócić złą sytuację. Marudzenie i narzekanie nie pomoże firmie stojącej na krawędzi upadku. Jeśli nawet, to przyspieszą ten proces.
Wiedzieć, czego oczekuje od Państwa kierownictwo – Należy mieć jasność co do tego, czego oczekuje się od Państwa i kierowanej przez Państwa grupy, i dzielić się tą wiedzą z pracownikami. Dzięki temu ludzie mogą ustalić priorytety i zrozumieć, dlaczego projekty ulegają zmianie.
Stawianie sobie i swojej grupie wysokich celów – Należy uświadomić swojemu zespołowi swoje cele. Upewnić się, że pracownicy wiedzą, jak sobie radzą w porównaniu z celami, które Państwo dla nich wyznaczyli. W miarę możliwości należy powiązać te cele z indywidualnymi obowiązkami pracowników.
Ustalanie celów
Zanim wyznaczą Państwo cele, muszą Państwo dokładnie zrozumieć, co Państwa dział ma produkować. Państwa produkty to albo przedmioty fizyczne, albo usługi. Należy nadać priorytet jakości, stosując następujące rozróżnienie: Dobre produkty to rzeczy ukończone, które spełniają wszystkie normy jakościowe, każdy produkt, który jest niekompletny, jest wadliwy (a więc w ogóle nie jest prawdziwym produktem). Przykładem dobrych produktów mogą być dobrze napisane raporty, w których nie ma błędów, lub filiżanka kawy, która spełnia wszystkie standardy dotyczące ceny, smaku i terminowości dostawy. Bez dobrego zrozumienia, czym są Państwa produkty i jak się je ocenia, Państwa pracownicy będą popełniać błędy i marnować energię.

„Mają Państwo również jedno z najlepszych narzędzi, jakie kiedykolwiek stworzono – swój umysł”.
Gdy pracownicy zrozumieją swój produkt, można przystąpić do opracowywania planów osiągnięcia obiektywnych celów, które ma osiągnąć Państwa dział. Aby Państwa plan odniósł sukces, powinien zawierać następujące elementy: określony cel, zarys krok po kroku, zdolny zespół, realistyczny harmonogram i metodę pomiaru sukcesu.

„Musi Pan karmić go [swój umysł] wiedzą, dostosowywać go doświadczeniem i stale podtrzymywać ćwiczeniami, jeżeli chce Pan, aby dobrze Panu służył”.
Po pierwsze, cel musi być dobrze zdefiniowany. „Chcę mieć Ferrari” – to marzenie, „Chcę mieć Ferrari do 2010 roku” – to cel. Musi Pan nakreślić kroki, które trzeba wykonać, aby osiągnąć swój cel. Każdy krok musi być tak samo dobrze zdefiniowany jak cel ogólny. Należy zdecydować, jakie zasoby (ludzie, pieniądze i materiały) są potrzebne do realizacji każdego kroku. Zebrać zespół ludzi, którzy mogą wykonać zadanie. Umiejętność budowania efektywnego zespołu jest prawdopodobnie najważniejszą umiejętnością, jaką musi Pan posiadać jako przełożony. Proszę wybrać ludzi, którzy mają umiejętności i determinację, aby urzeczywistnić Państwa cel. Państwa plan musi zawierać realistyczny harmonogram. Harmonogram ten powinien być na tyle trudny, aby wzbudzić w ludziach entuzjazm, ale nie tak trudny, aby wydawał się niemożliwy. Ostatnim elementem udanego planu jest to, że zawiera on metodę pomiaru skuteczności Państwa działań.

Postępowanie z nowymi pracownikami
Sposób, w jaki traktują Państwo nowych pracowników w pierwszych tygodniach pracy, może zadecydować o ich sukcesie lub porażce w Państwa firmie. Właściwa orientacja może pomóc Państwu w ustaleniu, jak szybko nowa osoba może stać się produktywna. Często zdarza się, że zapracowani przełożeni delegują zadanie orientacji, co jest błędem. Często osoby, którym powierzono to zadanie, są również zapracowane i nie wykonują odpowiedniej pracy w zakresie orientacji nowych pracowników. Nawet jeżeli posiadają Państwo dział relacji z ludźmi, należy samemu zająć się orientacją. Pierwsze kilka dni pracy to najlepsza okazja, aby nowo zatrudniona osoba poczuła się częścią Państwa zespołu. Przy wprowadzaniu nowych pracowników należy postępować zgodnie z poniższą listą kontrolną:

Powitać nowych pracowników i dać im do zrozumienia, że sądzą, iż dobrze wykonają swoją pracę.
Omówić cele firmy i pokazać, jak te cele odnoszą się do obowiązków każdego nowego pracownika.
Wyjaśnić, jak działają linie władzy w Państwa firmie i określić łańcuch dowodzenia. Proszę poświęcić trochę czasu na stworzenie schematu hierarchii firmowej, który zostanie dołączony do materiałów orientacyjnych dla nowych pracowników.
Opisać produkty, które produkuje Państwa firma. Jeśli to możliwe, proszę pokazać nowym pracownikom przykłady produktów, które stworzyli obecni pracownicy. Opisując produkt, należy odwołać się do schematu przepływu produktu.
Wskazać konkurencję i wyjaśnić, co robi firma, aby ją wyprzedzić. Proszę zwrócić uwagę na to, jak nowi pracownicy wpisują się w te działania.
Przedstawić historię firmy, zwracając szczególną uwagę na to, w jaki sposób pracownicy są częścią większego obrazu.
Wyraźnie określić swoje oczekiwania w zakresie wydajności, postawy, niezawodności, inicjatywy, dojrzałości emocjonalnej, pracy zespołowej i wyglądu osobistego. Pracownicy powinni rozumieć, w jaki sposób ich wyniki będą mierzone w odniesieniu do tych obiektywnych standardów.
Szczegółowo omówić funkcje i obowiązki związane z pracą.
Podsumować warunki zatrudnienia w Państwa firmie. Jeżeli istnieje okres próbny, należy upewnić się, że oczekiwania w tym okresie są jasno określone. W tym momencie należy omówić zasady dotyczące obecności, punktualności, zachowania, nadgodzin i przyczyn rozwiązania umowy.
Wyjaśnić wszelkie inne ważne zasady i przepisy. Jeżeli został przekazany podręcznik dla pracowników, należy upewnić się, że nowy pracownik go rozumie. Nigdy nie należy zakładać, że nowy pracownik przeczyta lub zrozumie Państwa instrukcję obsługi.
Poświęcić kilka minut na przedstawienie nowych współpracowników. Przedstawiając nowego pracownika, należy wyjaśnić jego stanowisko i zakres obowiązków.
Powiedzieć nowym pracownikom, jakie kryteria stosuje się przy podejmowaniu decyzji o awansie.
Omówić wszelkie korzyści wynikające z zatrudnienia. Może to być ubezpieczenie, czas choroby i liczba dozwolonych przerw. Przedstawić okresy rozliczeniowe firmy. Jeżeli firma oferuje dodatkowe świadczenia, takie jak możliwości kształcenia lub zajęcia rekreacyjne, należy przekazać nowemu pracownikowi pisemną informację o nich.
Wyjaśnić wszystkie zasady bezpieczeństwa.
Zaprowadzić nowych pracowników do ich biurek lub miejsc pracy. Wyznaczyć doświadczonego pracownika, który będzie pilnował każdej nowej osoby, jeden na jeden, przez pierwszy okres. W ciągu następnych kilku tygodni należy sprawdzać, czy nowi pracownicy dobrze się dogadują.
„Zdobywanie nowej wiedzy to droga do szybszych awansów, większej odpowiedzialności i większej gry.
Proszę stosować się do tych wskazówek, aby oszczędzić sobie bólu głowy i straty czasu. Nowi pracownicy będą wiedzieli, czego się od nich oczekuje i będą mogli uniknąć błędów. Im lepiej poinformowani są Państwa nowi pracownicy, tym bardziej efektywni i wydajni mogą być.

O autorze

Jak nadzorować ludzi to pierwsza książka napisana przez Donalda P. Ladew dla Career Press. Została ona również wydana w formie kasety audio.

Rate this post