getAbstract poleca tę książkę wszystkim, którzy mają pracowników: kierownikom, przełożonym lub właścicielom małych firm – zwłaszcza jeśli są Państwo nowi na swoim stanowisku, są kierownikiem lub przełożonym po raz pierwszy, właśnie zatrudnili pierwszego pracownika lub mają zamiar to zrobić. Jeśli w Państwa firmie to pracownicy rządzą, czas przejąć kontrolę. Autor Glenn Shepard opowiada dokładnie, jak to zrobić w łatwych do wdrożenia, logicznych krokach. Dzięki temu poradnikowi nawet najbardziej nieśmiały menedżer może stać się wzorem siły, przywództwa i autorytetu.

Artykuł  przetłumaczony algorytmicznie (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze gry biznesowe.

Take-Aways

  • Siła robocza w USA staje się zepsuta, zadufana i niezdyscyplinowana.
  • Ameryka potrzebuje silnych menedżerów, którzy wyznaczają granice, przekazują jasne oczekiwania i wymagają od pracowników odpowiednich wyników.
  • Wielu menedżerów boi się zwalniać pracowników; wielu pracowników wie o tym i wykorzystuje nieśmiałych szefów.
  • Często trudni pracownicy mogą stać się dobrymi pracownikami dzięki wskazówkom, kierowaniu, dobrej komunikacji i pięciostopniowej „progresywnej dyscyplinie”.
  • Zatrudnienie odpowiedniej osoby na dane stanowisko może zaoszczędzić wielu kłopotów.
  • Wysokie wynagrodzenie i hojne podwyżki nie motywują pracowników na dłuższą metę.
  • Zatrudnienie na umowę o pracę jest najlepszym sposobem na zapewnienie dobrych wyników pracowników.
  • Psychologia behawioralna wyróżnia cztery podstawowe osobowości: pasywną, agresywną, pasywno-agresywną i asertywną. Aby być skutecznym, menedżerowie muszą rozumieć podstawy psychologii behawioralnej.
  • Nagradzać dobre zachowania i karać złe. Bycie dobrym menedżerem jest podobne do bycia dobrym rodzicem.
  • Podejmowanie działań zapobiegawczych jest najlepszym sposobem na uniknięcie potencjalnych problemów z pracownikami.

Podsumowanie

Stan amerykańskiej etyki pracy (Oh, Dear)
W ciągu ostatnich kilku dekad życie większości Amerykanów stało się o wiele łatwiejsze. Coraz większa dostępność technologii – takich jak piloty, komputery, Internet i WiFi – rozleniwiła wielu Amerykanów. Wstawanie i chodzenie do pracy jest niewygodą.

„To walka podjazdowa, w której wrogami są trendy polityczne, klimat społeczny, ingerencja rządu, mentalność uprawnionych, ogólna apatia, złe wychowanie, rozpieszczone bachory i ogólne lenistwo”.
Amerykanom jako narodowi i społeczeństwu brakuje samodyscypliny. Rodzice rozpieszczają swoje dzieci, które wyrastają bez chęci i powodów do przyjęcia odpowiedzialności. Społeczeństwo nie pomaga młodym ludziom w budowaniu silnej etyki pracy. Trendy kulturowe w latach 90-tych stworzyły pokolenie, które zamiast się ubierać, ubiera się w dół, słucha marudzących tekstów piosenek i ogląda programy telewizyjne, które wyśmiewają autorytety, zamiast uczyć szacunku. Programy typu talk show koncentrujące się na strasznych wydarzeniach i rzadkich dolegliwościach oraz ciągłe reklamy leków na receptę stworzyły naród narzekaczy, hipochondryków, osób łykających pigułki i ludzi, którzy uważają, że świat jest im coś winien. Coraz bardziej sporne społeczeństwo sprzyja mentalności ofiary. Tendencja do obwiniania innych sprawia, że firmy stają się głównym celem pozwów sądowych. Zachęca ludzi do nadużywania systemu – próbują żyć z renty, zasiłku dla bezrobotnych, opieki społecznej i odszkodowań pracowniczych – co tylko sprawia, że ludzie sprawni mają pretensje do tego, że muszą pracować. Ludzie nadużywają i wykorzystują prawa, które mają chronić pracowników. Oszustwa, fałszywe oskarżenia (dyskryminacja, molestowanie) i pozwy o bezprawne rozwiązanie stosunku pracy kosztują pracodawców ogromne kwoty.

„Gdy kierownicy nie przejmują roli autorytetu, ich pracownicy stają się jeszcze trudniejsi.
Nic dziwnego, że pracodawcy mają problemy z wydajnością pracowników. Aby nie stać się narodem przeciętności, Stany Zjednoczone. muszą się zmienić. Menedżerowie muszą stosować praktyki „twardej miłości”, aby ustawić pracowników w szeregu i odbudować silną etykę pracy. Od tego zależy „przyszłość Ameryki”.

Zadanie menedżera
Nie każdy nadaje się na menedżera. Musi Pan zdecydować, czy jest to praca dla Pana, czy też stres przewyższa dobro, które może Pan uczynić. Bycie menedżerem jest jak bycie rodzicem – tylko że Państwo „od nowa” wychowują dorosłych pracowników. Kierownicy muszą stawiać wyraźne granice, określać oczekiwania, sprawować władzę i wyciągać konsekwencje, gdy pracownicy nie wypełniają swoich obowiązków lub nie przestrzegają zasad. Pewni siebie, autorytarni menedżerowie muszą być odpowiedzialni za swoje działania, dawać przykład i rozliczać pracowników. Nie można zmienić czyjegoś zachowania, ale można nagradzać dobre i karać złe. Ponieważ płacą Państwo za przestrzeganie zasad w pracy, mogą Państwo zwolnić tych, którzy odmawiają dostosowania się do rozsądnych standardów. Te techniki ułatwią Państwu zarządzanie:

Przyjęcie polityki zatrudnienia na zasadzie „employment-at-will”.
Tworzenie odpowiedniej – nawet nadmiernej – dokumentacji.
Wybierać bitwy. Skupić się na zachowaniach i kwestiach o znaczeniu długoterminowym.
Wprowadzać zmiany stopniowo i konsekwentnie.
Stworzyć zdrowe środowisko pracy. Wspierać współpracę i wydajność. Ustalać i przekazywać jasne granice i oczekiwania.
Bądź mądry od początku
Jeżeli będą Państwo proaktywni, mogą Państwo uniknąć wielu problemów. Po pierwsze, od początku należy zatrudniać właściwych ludzi. Nigdy nie należy zatrudniać w pośpiechu lub przyjmować pracowników do poprawek. Niewielki niedobór personelu jest lepszy niż jego nadmiar. Może nawet zmotywować pracowników do zrobienia dodatkowej mili. W przypadku przerostu zatrudnienia pracownicy stają się niedbali i leniwi. Jeżeli przyzwyczają się do obijania się, nigdy nie staną się wysokimi producentami. Na przykład, należy od początku stosować dobre praktyki zatrudniania:

Stworzyć pisemny opis każdego stanowiska – wymienić wymagane obowiązki, wiedzę i umiejętności. Następnie należy stworzyć profil idealnego kandydata. Uwzględnić zdolności, osobowość, postawę, temperament i styl pracy. Teraz należy znaleźć osobę, która już pasuje do tego stanowiska.
Zlecić prawnikowi specjalizującemu się w prawie pracy sprawdzenie Państwa dokumentacji – Niech prawnik przejrzy formularze zatrudnienia, opisy stanowisk, polityki, procedury, instrukcje dla pracowników, kroki i procesy dyscyplinarne. Poprosić prawnika o sporządzenie oświadczenia o zatrudnieniu w razie potrzeby. Rozważyć zakup ubezpieczenia od odpowiedzialności za praktyki w zakresie zatrudnienia.
Zacząć szukać kandydatów – Nie należy czekać, aż świetni pracownicy przyjdą do Państwa – należy ich znaleźć. Najlepsi pracownicy mogą nie szukać nowej pracy, mogą pracować dla kogoś innego lub nie brać pod uwagę Państwa branży lub firmy. Oczywiście należy zamieszczać ogłoszenia w gazetach i na stronach internetowych. Warto rozważyć wywieszenie ogłoszeń o pracę w lokalnych budynkach mieszkalnych, kościołach i szkołach. Rozdawać ulotki. Powiadomić biuro pośrednictwa pracy na uczelni, rozważyć możliwość zatrudnienia stażystów, połączyć CV z innymi działami lub firmami nie konkurującymi ze sobą, dać obecnym pracownikom bonusy za rekrutację nowych pracowników, zrobić tajemniczego klienta w innych firmach w poszukiwaniu potencjalnych pracowników, skontaktować się z dobrymi byłymi pracownikami, zatrudnić od sprzedawców lub klientów, a nawet rozważyć przekwalifikowanie więźniów.
Rozważenie alternatywnych rozwiązań – Elastyczność może pomóc w zatrudnieniu emerytów, partnerów dzielących się pracą, rodziców, którzy chcą pracować w godzinach szkolnych lub pracowników tymczasowych, którzy są gotowi na zatrudnienie na stałe. Należy zawsze mieć na uwadze potencjalnych kandydatów.
Szukać czerwonych flag w CV – Wykorzystywać aplikacje do eliminacji mniej pożądanych kandydatów. Unikać osób zmieniających pracę (mniej niż trzy lata w każdym miejscu pracy), kandydatów z jednym pracodawcą, którzy mogą być nieelastyczni, oraz osób z przerwami w zatrudnieniu. Proszę przynajmniej zapytać o takie kwestie. W podaniach należy zaznaczyć, że kłamstwo jest podstawą do zwolnienia.
Przeprowadzanie wstępnych rozmów przez telefon – Uzyskać zgodę rozmówcy na nagrywanie rozmowy. (Uzyskanie zgody przed nagraniem jest wymogiem prawnym). Nagranie pozwala na przejrzenie rozmowy i zapobiega wpływowi wyglądu kandydata na Państwa ocenę.
Wybrać najbardziej obiecujących kandydatów do osobistej rozmowy – Państwa celem jest dowiedzieć się jak najwięcej o tej osobie w krótkim czasie. Czasami jest to łatwiejsze w restauracji. Proszę rozważyć, w jaki sposób czasy, w których wychowywali się kandydaci, mogą wpłynąć na ich nawyki zawodowe, oczekiwania i umiejętności interpersonalne. Zastanowić się, jak będą pasować do Państwa firmy. Dobrze jest, gdy kandydat musi „zapracować” na tę pracę.
Niech kandydaci podpiszą formularze zwolnienia – Powinni oni upoważnić Państwa firmę do sprawdzenia referencji, informacji o przeszłości i kredytu. Należy stosować kontrole kredytowe, kryminalne i testy na obecność narkotyków. Porozmawiać z prawnikiem o konsekwencjach prawnych testów przed zatrudnieniem, takich jak testy umiejętności, osobowości i psychologiczne, testy zdolności i testy uczciwości. Poprosić kandydatów, aby przez jeden dzień przyglądali się obecnym pracownikom, aby obserwowali ich w Państwa środowisku.
Wynagradzać nowych pracowników na poziomie zbliżonym do ich poprzedniego wynagrodzenia – Rozpocząć pracę nowego pracownika od nieco wyższej stawki, aby zachęcić go do podjęcia pracy, ale nie na tyle, aby stworzyć nagły przypływ gotówki, który może niechcący wywołać samozadowolenie i lenistwo. Nie należy zatrudniać na pół etatu osób, które naprawdę chcą pracować na cały etat; odejdą one, gdy tylko znajdą pracę na cały etat gdzie indziej.
Ustalić okres próbny – w czasie tego okresu „nabywania uprawnień” lub orientacji (sześć miesięcy to dobry okres), mogą Państwo zwolnić pracownika z dowolnego powodu. Nawet w przypadku zatrudnienia na czas nieokreślony, łatwiej jest zwolnić kogoś w okresie próbnym. Niech nowi pracownicy podpisują pisemne oświadczenia o zatrudnieniu na czas nieokreślony.
Niech wzorowi pracownicy będą mentorami dla nowych pracowników – Dobry mentoring może sprawić, że nowi pracownicy przyswoją sobie odpowiednie techniki i nawyki, a także rozwiną dobre umiejętności i tempo pracy. Należy obserwować i natychmiast rozwiązywać wszelkie problemy. Nagradzać mentorów. Jeżeli mentorzy nie są dostępni, należy nagrywać nowych pracowników podczas pracy i pokazywać im taśmy. Niech wymienią trzy rzeczy, które zrobili dobrze i trzy, które muszą poprawić. Ludzie zazwyczaj stawiają sobie wysokie wymagania.
Szkolenia i informacje zwrotne dla nowych pracowników – Należy dawać pracownikom okresowe i stałe informacje zwrotne, aby wiedzieli, co robią dobrze, a co muszą poprawić.
Podstawy psychologii dla pracowników
Menedżerowie powinni rozumieć cztery podstawowe modele osobowości w psychologii behawioralnej:

Pasywny – Osoby te cenią sobie spokój, unikają konfliktów i cieszą się z litości. Manipulują sytuacjami, aby uzyskać to, czego chcą. Unikają ryzyka i odpowiedzialności, zachowują się jak ofiary, nie potrafią podejmować decyzji i boją się porażki. Są ugodowi, ale nie spełniają oczekiwań. Należy pociągać do odpowiedzialności osoby bierne. Stosować twardą miłość.
Agresywni – Tacy ludzie chcą się bać i próbują zastraszyć innych. Należy pociągać ich do odpowiedzialności i nie dawać im kontroli, której pragną, nawet na chwilę. Jeżeli agresywny pracownik wyzywa Pana lub kwestionuje Pana autorytet, proszę się nie bronić. Należy odpowiedzieć, że wyzwanie „jest niestosowne”, aby pokazać, że nie będzie się Pan wdawał w dyskusję, ponieważ to Pan jest autorytetem i aby zniechęcić do zadawania takich pytań w przyszłości. Niektórzy agresywni pracownicy myślą, że mogą stawiać ultimatum szefowi. Jeżeli tak się stanie, należy blefować. Proszę postawić się agresywnym pracownikom. Proszę nie negocjować. To Państwo rządzą i nie mogą skapitulować wobec gróźb bez podważenia Państwa autorytetu.
Pasywno-agresywny – Osoby te zawierają elementy obu powyższych typów osobowości. Potrafią manipulować, ale nie znoszą konfrontacji, więc gdy pojawia się jakiś problem, należy go bezpośrednio skonfrontować i nie pozwolić mu się wycofać. Drobne, drobne błędy i irytacje należy załatwiać szybko i odpowiednio, aby zdusić problemy w zarodku.
Asertywność – To idealni pracownicy: racjonalni, nie manipulujący i łatwiejsi w pracy niż inne typy osobowości. Takich pracowników chcą Państwo zatrudniać.
„Postępująca dyscyplina”
Jeżeli uważają Państwo, że wyniki pracy pracownika mogą ulec poprawie, a jego działania lub zaniechania nie są na tyle poważne, aby konieczne było rozwiązanie umowy o pracę, należy rozważyć zastosowanie progresywnej dyscypliny, czyli pięciostopniowego procesu:

W przypadku pierwszego wykroczenia należy udzielić ustnego ostrzeżenia, określając, co było złe i jak należy to poprawić. Uprzedzić pracowników, że powtórzenie się wykroczenia zagrozi ich pracy i że ich przyszłość zależy od nich samych. Szczegółowo udokumentować te rozmowy, poprosić przełożonych, którzy byli świadkami zdarzeń, o podpisanie raportów do akt pracowników. Nie należy dawać pracownikom kopii.
W przypadku drugiego wykroczenia należy spotkać się z pracownikami i powtórzyć ostrzeżenie słowne. Powtórzyć proces ustny, wpisać informacje i poprosić o podpisanie kopii potwierdzających, że otrzymali oba ostrzeżenia. Pozwolić pracownikom na napisanie obalenia, jeżeli jest to pożądane. Powinni również podpisać te oświadczenia. Jeżeli ktoś nie chce podpisać pisemnego ostrzeżenia, należy wysłać kopię pocztą certyfikowaną lub UPS, aby podpis był wymagany przy odbiorze.
Za trzecie wykroczenie należy powiedzieć pracownikom, że są bliscy utraty pracy. Dać pracownikom trzy dni zawieszenia, w tym czasie muszą zdecydować, czy chcą pozostać w firmie. Jeżeli tak, muszą opracować pisemne plany poprawy, aby ich zachowanie wróciło do normy. Po powrocie powinni przedstawić te plany lub zdecydować się na odejście. Zawieszenie jest urlopem decyzyjnym, a nie wypoczynkiem.
Dać ostatnią szansę pracownikom, którzy chcą pozostać w firmie i poprawić swoje wyniki. Umieścić ich w okresie próbnym na 90 do 180 dni. Powiedzieć pracownikom, że w zasadzie stracili pracę, ale mają ostatnią szansę, aby udowodnić, że mogą się zmienić. Jeżeli w tym czasie popełnią wykroczenia, należy rozwiązać umowę o pracę. Jeżeli nie, należy rozpocząć proces od nowa.
Krok piąty to oczywiście faktyczne rozwiązanie umowy. Proszę nie tracić pieniędzy na opłacanie pracowników, których nie da się uratować, ale proszę pamiętać o rozmowie z przełożonymi o wszelkich problematycznych reakcjach na to rozwiązanie. Zrobili Państwo wszystko, aby uratować tych pracowników, ale oni postanowili nie ratować swoich miejsc pracy. Gdy zwalnia Pan pracowników, należy ograniczyć dyskusję do minimum. Im mniej się mówi, tym lepiej. W ich aktach powinna być już odpowiednia dokumentacja na poparcie Państwa decyzji. Proszę zlecić adwokatowi sporządzenie umowy o „zwolnieniu z roszczeń” i zaoferować odprawę tylko w zamian za podpisanie umowy. Jeżeli inni pracodawcy zadzwonią do Państwa z prośbą o referencje – na temat tych lub innych pracowników – proszę sprawdzić tylko daty zatrudnienia.
„Trzy złote zasady zarządzania to: dokumentować, dokumentować, dokumentować”.
Postępująca dyscyplina jest próbą ratowania pracy pracownika – pracownika, który według Państwa jest do uratowania. Niektórzy pracownicy nie są. Należy natychmiast zwolnić każdego, kto jest uciążliwy, niebezpieczny, destrukcyjny lub przynosi efekty odwrotne do zamierzonych, a także każdego, kto przeszkadza innym w pracy.

Nauczenie się, jak dyscyplinować pracowników bez karania ich, jest sztuką. Inwestować swój czas, wysiłek i pieniądze tylko w ludzi, którzy są w stanie dotrzymać obietnic i podjąć wysiłek. Musi istnieć rozsądna szansa na uzyskanie pozytywnego zwrotu z inwestycji, dlatego pracownicy muszą być na tyle wydajni, aby zarobić na swoje utrzymanie na długo przed naturalnym odejściem z firmy – średnio trzy lata. Proszę zdecydować, kiedy inwestowanie w kogoś nie jest już rozsądne. Zawsze się uczyć. Ponieważ miejsce pracy i społeczeństwo wciąż się zmieniają, ewoluować musi również sposób postępowania menedżerów z pracownikami.

O autorze

Glenn Shepard prowadzi seminaria dla menedżerów małych i dużych firm i organizacji, w tym firm z listy Fortune 500. Jest również autorem książki „How to Make Performance Evaluations Really Work”.

Rate this post