Ten tom, pomyślany bardziej jako podręcznik niż manifest, reklamuje się jako jedyny podręcznik szkoleniowy z zakresu nadzoru, jakiego kiedykolwiek będą Państwo potrzebować, aby poradzić sobie z dzisiejszymi problemami i umiejętnościami. Konsultanci Brad Humphrey i Jeff Stokes umieszczają w swojej książce ilustracyjne wykresy, pytania podsumowujące rozdziały i mnóstwo notatek wyróżnionych pogrubioną czcionką. Ich ton głosu pasuje do wielu sal lekcyjnych, jak również do biur firmowych. Ta obszerna książka obejmuje podstawy i oferuje bardzo skomplikowane analizy produktywności, protokoły oceny pracowników, a nawet wstępne informacje o tym, jak aplikacje komputerowe mogą pomóc w wydajności. Dla menedżerów lub kierowników, którzy dopiero testują głębokie wody teorii zarządzania, getabstract poleca ten dość łatwy pierwszy krok w głąb. Autorzy proponują, aby wszyscy przełożeni w danej organizacji przeczytali jeden rozdział, a następnie zajęli się pytaniami i ćwiczeniami w grupie dyskusyjnej. Jest to odpowiednik umiejętności nadzorczych: „Dobra, wszyscy do basenu!”.
Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za błędy) jako materiał na nasze gry szkoleniowe i symulacyjne.
Take-Aways
- Nowe wymagania w miejscu pracy oznaczają, że przełożeni muszą się rozwijać i dostosowywać.
- Słuchanie, mówienie i pisanie to ważne narzędzia dla nowoczesnego kierownika.
- Zespoły mogą zwiększać produktywność, ale służą również jako narzędzie do zabawiania pracowników, którzy być może nie poruszają się pionowo w firmie.
- Bez skutecznego coachingu zespoły nie będą wydajne.
- Umiejętność analizy biznesowej pozwala zrozumieć, czym zajmuje się Państwa organizacja.
- Ekspert w dziedzinie produktywności W. Edwards Deming jako pierwszy stworzył ideę, że należy stale doskonalić swój styl przywództwa.
- Współcześni przełożeni muszą znać się na komputerach i powinni rozumieć, jak pewne pakiety oprogramowania mogą usprawnić funkcjonowanie firmy.
- Wizje powinny być krótkie i skupiać się na przyszłości.
- W zarządzaniu zasobami nie liczy się to, co się wie, lecz to, kogo się zna.
- Przełożeni muszą zobowiązać się do uczenia się przez całe życie.
Podsumowanie
Niezbędne umiejętności dla liderów pierwszej linii
Organizacje mogą przekształcić swoich przełożonych w profesjonalnych liderów i osiągnąć lepsze wyniki w dłuższej perspektywie, jeżeli będą zachęcać ich do rozwijania dziewięciu podstawowych umiejętności. Jak wynika z badań i doświadczeń terenowych, są to umiejętności, które organizacje najbardziej chcą, aby posiadali ich przyszli przełożeni. Dziewięć podstawowych umiejętności to: umiejętności komunikacyjne, umiejętności trenerskie, umiejętności pracy w zespole, umiejętności zarządzania projektami, umiejętności komputerowe, umiejętności ciągłego doskonalenia, umiejętności pisania, umiejętności analizy biznesowej i umiejętności zarządzania zasobami.
„Wiedza będzie Państwa najważniejszym zasobem, chęć uczenia się Państwa największym atutem!”.
Przełożeni od dawna stanowią trzon większości organizacji. Ich przywództwo często stanowi różnicę między wykonaniem pracy a niedotrzymaniem harmonogramu. Są buforem między wyższym kierownictwem a pracownikami pierwszej linii, służą jako ludzkie barometry dla obu grup. Zarówno zmiany zawodowe, jak i osobiste sprawiają, że w XXI wieku przełożeni muszą posiadać większą wiedzę. Zmiany te są napędzane przez kilka czynników:
Dzięki Internetowi nastąpił gwałtowny wzrost komunikacji.
Pracownicy są znacznie bardziej zróżnicowani.
Pracownicy są mniej lojalni wobec jednej firmy.
Klienci mają wyższe oczekiwania.
Klienci mają również więcej możliwości zakupu.
Na rynku rośnie zapotrzebowanie na szybkość dostarczania gotowych prac.
Organizacje w większym stopniu wykorzystują pracowników pierwszej linii w strategiach zespołowych.
Organizacje mają do czynienia z coraz ostrzejszymi przepisami i wymaganiami rządowymi.
Wzrasta konkurencja, nawet między organizacjami w tych samych branżach.
Postępuje technologia komputerowa.
Coraz więcej firm zagranicznych osiedla się w Stanach Zjednoczonych.
Umiejętności ludzkie
Kierownicy dwudziestego pierwszego wieku będą musieli opanować umiejętność pracy z ludźmi. Umiejętność pracy z ludźmi pozwoli Państwu lepiej przygotować się do nadchodzących zmian. Chociaż technologia komunikacyjna będzie się nadal rozwijać, nie da się zastąpić osób o doskonałych podstawowych umiejętnościach komunikacyjnych. Umiejętność słuchania, dostosowywania swojego profilu komunikacyjnego do profilu słuchacza, prezentowania informacji i ułatwiania spotkań będzie zawsze bardzo pożądana.
„Jako lider, nie może Pan nigdy pozwolić, aby Pana myślenie (lub myślenie Pana pracowników) zadowalało się „wystarczająco dobrym”. W momencie, gdy pozwoli Pan ludziom na to, aby ich wysiłek włożony w pracę ustawił się w pozycji „cruise control”, natychmiast zacznie Pan dostrzegać problemy, które wkradną się do wydajności Pana działu.”
Umiejętność pracy z ludźmi pozwoli Państwu
Aktywnie słuchać pracowników, kierowników i klientów.
Porozumiewać się z innymi w zależności od ich stylów komunikacji.
Trenować jednostki i zespoły w celu osiągnięcia lepszych wyników.
Ułatwiać spotkania.
Prowadzić prezentacje.
Prowadzenie zajęć dla pracowników, którzy potrzebują rozwoju umiejętności.
Rekrutować pracowników, aby dzielili się obowiązkami.
Budować pracę zespołową.
Prowadzić do większego zaangażowania pracowników.
Umiejętności przywódcze
Przywództwo nie oznacza stania z boku i przyglądania się temu, co robią inni. Skuteczne przywództwo wymaga wykorzystania Państwa silnych umiejętności pracy w zespole i umiejętności trenerskich, aby wejść w środek wydarzeń, dowiedzieć się, co się dzieje, wysłuchać informacji i zaproponować pomysły lub sugestie dotyczące poprawy sytuacji. Zarówno budowanie zespołu, jak i coaching jednostki wymagają pracy z ludźmi nad problemami – a czasami mówienia innym tego, co powinni usłyszeć, a nie tego, co chcą usłyszeć.
„Każda zdobyta wiedza z zakresu informatyki wynagrodzi Państwu dziesięciokrotnie bezpieczeństwo pracy, efektywność przywództwa i ogólne wyniki pracy”.
Obowiązki przełożonego XXI wieku będą wymagały od Pana coachingu zespołów. Coaching wymaga nauczenia się wielu nowych umiejętności i technik. Jednak największe znaczenie ma nie to, co Pan robi, ale jak Pan to robi. Silni przełożeni ustawiają swoich graczy tak, aby uzyskać optymalny efekt, dostarczają informacji i narzędzi, których potrzebują ich zespoły. Podniesienie poziomu umiejętności pracy z ludźmi pomoże Państwu zwiększyć efektywność osób, które dla Państwa pracują.
Umiejętności techniczne
Umiejętności techniczne, które będą potrzebne kierownikowi w przyszłości, wykraczają poza znajomość obsługi urządzeń.
„Ponieważ w przyszłości kierownicy będą przejmować wiele obowiązków, które kiedyś wykonywali menedżerowie, większe umiejętności pisania są niezbędne dla kierowników XXI wieku. Firmy będą oczekiwać, że przełożeni będą informować kierownictwo wyższego szczebla o bieżących wydarzeniach i przyszłych potrzebach.”
Te umiejętności obejmują zdolność do:
Obliczać koszty jakości w Państwa organizacji.
Posługiwania się komputerami.
Opanować różne systemy związane z pracą.
Dokumentować procesy przepływu pracy.
Mierzyć odchylenia w przebiegu pracy.
Wdrażać procesy ciągłego doskonalenia.
Stosować formalne procesy rozwiązywania problemów.
Wykorzystywać Internet jako źródło informacji.
Być na bieżąco z postępem technologicznym.
„Jeśli nie posiada Pan umiejętności ludzkich, technicznych i administracyjnych, które są potrzebne w przyszłym stuleciu, nie będzie Pan w stanie kontynuować swojej pracy jako kierownik.
Dążenie do ciągłego doskonalenia i znalezienie rozwiązań dla Państwa problemów z przepływem pracy wymaga rozwiązywania problemów. Kluczem do utrzymania jakiejkolwiek poprawy jest umiejętność prawidłowego rozpoznania problemu, a następnie praca nad odpowiednim, długoterminowym rozwiązaniem.
Podejście zespołowe jest znacznie skuteczniejsze w rozwiązywaniu problemów w pracy niż indywidualne działania przełożonego. Dzięki przemyślanemu procesowi rozwiązywania problemów zespół może osiągnąć więcej sukcesów. Rozwiązywanie problemów stanowi dla Państwa największą szansę na wprowadzenie pozytywnych zmian, osiągnięcie lepszych wyników i wykazanie się zaangażowaniem w ciągłe doskonalenie.
Umiejętności komputerowe i techniczne
Umiejętności komputerowe stają się dla przełożonych bardzo cennym towarem w miejscu pracy. Coraz częściej można spotkać się z ogłoszeniami o pracę dla kierowników, w których umiejętność posługiwania się komputerem jest kwalifikacją numer jeden.
„Nadzór to zawód dla ludzi, a komunikacja jest najważniejszym narzędziem zawodowym, jakie posiada superwizor XXI wieku”.
Jednak nawet komputery są ograniczone w tym, co mogą, a czego nie mogą zrobić. Na przykład, komputery mogą pomóc w udzielaniu odpowiedzi na pytania matematyczne, wymianie informacji, śledzeniu klientów, monitorowaniu stanów magazynowych, aktywowaniu decyzji o zakupie oraz regulowaniu systemów użytkowych i bezpieczeństwa. Komputery nie zastąpią jednak Państwa sposobu myślenia, nie zmotywują do działania, nie staną się Państwa sumieniem, nie będą szanować innych ludzi, nie poprowadzą spotkania zespołu, nie podadzą ręki.
Umiejętności administracyjne
Administracyjna strona nadzoru może być najtrudniejszym obszarem umiejętności, ponieważ przełożeni nie są przyzwyczajeni do odpowiedzialności za obszary administracyjne. Jako przełożony XXI wieku, będzie Pan miał duże korzyści z tego, że będzie potrafił nauczyć pracowników mieć wizję przyszłości, wyznaczać cele, aby zrealizować tę wizję i dążyć do osiągnięcia swoich celów.
„Coaching pracowników będzie jednym z największych wkładów przełożonego w organizację”.
Wizja jest pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania projektem. Nie można dotrzeć tam, gdzie się chce, nie wiedząc, gdzie się chce. Państwa wizja powinna stanowić wyzwanie, kierować i motywować Państwa ludzi. Pierwszym krokiem w tworzeniu wizji jest zrozumienie kierunku, w którym zmierza cała Państwa organizacja. Gdy już wyczują Państwo ten kierunek, należy zastanowić się, co trzeba osiągnąć w swoim obszarze pracy, aby osiągnąć te cele. Proszę zastanowić się, jakie umiejętności, efektywność procesów i standardy wydajności są potrzebne Państwa pracownikom, aby zrealizować tę wizję.
„Jako przełożony XXI wieku, będzie Pan posiadał wiedzę techniczną związaną z umiejętnością analizy biznesowej, która wyróżni Pana spośród innych przełożonych i pozwoli Panu poprowadzić swój zespół na wyższy poziom sukcesu w zakresie wydajności”.
Komunikowanie się za pomocą słowa pisanego jest bardzo ważną umiejętnością. W miarę jak będzie Pan brał na siebie coraz więcej obowiązków administracyjnych, coraz częściej będzie Pan musiał komunikować się za pomocą listów, notatek, poczty elektronicznej i raportów dotyczących wyników. Aby utrzymać swój zespół na właściwym poziomie, musi Pani nabyć umiejętności zarządzania zasobami, nauczyć się korzystać z dokumentacji firmowej i rozumieć finanse swojego działu. Należy osobiście zaangażować się w prowadzenie procesu ciągłego doskonalenia i zdać sobie sprawę z tego, że trzeba będzie wykazać się dużą inicjatywą, aby zainicjować działania i zmiany.
„Rozwinięcie dobrych umiejętności administracyjnych będzie wymagało od większości przełożonych dodania kolejnego wymiaru do ich profili przywódczych. Zestaw umiejętności administracyjnych zmieni dobrych przełożonych w skutecznych liderów XXI wieku.”
Umiejętności administracyjne pozwolą Państwu
Skutecznie pisać, niezależnie od tego, czy chodzi o notatki, raporty czy listy.
Myśleć strategicznie, opracowując wizję i misję firmy.
Opracowywać realistyczne i osiągalne cele.
Podejmować decyzje na podstawie informacji.
Terminowo realizować budżety.
Działać w ramach budżetu.
Opracowywanie budżetów działów, analiz kosztów i raportów dotyczących zwrotu z inwestycji (ROI).
Rozumieć dokumentację firmową, w tym raporty dotyczące wyników.
„Stworzenie wizji, zwłaszcza jeżeli włączą Państwo pracowników w proces tworzenia, podniesie ich morale i nada cel ich indywidualnym wysiłkom”.
Zdobycie lepszych umiejętności administracyjnych wzmocni i ujednolici wszystkie inne Państwa umiejętności. Poprawa umiejętności administracyjnych pozwoli Państwu być najlepszym możliwym zasobem dla Państwa zespołu i organizacji.
Jak zacząć i skończyć wyścig
Po pierwsze, należy zastosować te pomysły praktycznie. Ponieważ zmiana w przełożonego na miarę XXI wieku może być stresująca, trzeba będzie zmierzyć się z towarzyszącymi jej przeszkodami emocjonalnymi – rezygnacją z kontroli, podziałem decyzji i przyjęciem odpowiedzialności za nowe obszary umiejętności. Musi się Pan nauczyć, kiedy stosować różne umiejętności w zakresie ludzi, techniki i administracji, które Pan kultywuje. Wymaga to czasu, ale można zastosować przemyślany plan działania obejmujący praktyczne kroki w kierunku zostania skutecznym przełożonym.
Zmiany są trudne dla wszystkich, również dla przełożonych. Tradycyjny przełożony nie musiał być spragniony nowych umiejętności, aby odnieść sukces. Jednak w przyszłości przełożeni, którzy przestaną się uczyć, znajdą się na bezrobociu. Aby przetrwać i rozwijać się, przełożony XXI wieku musi stale się uczyć.
Proszę sobie uświadomić, że cała branża się zmienia. Aby dostosować się do zmian, należy skorzystać z poniższych wskazówek:
Odrzucić trofea z przeszłości.
Otworzyć oczy na zmiany zachodzące w organizacji.
Skok w kierunku zdobycia większego wykształcenia.
Postrzegać siebie jako rozgrywającego, a nie jako drużynę startową.
Poszukać partnera do odpowiedzialności.
Pozostać wiernym swojemu osobistemu kursowi ciągłego uczenia się.
O Autorach
Brad Humphrey i Jeff Stokes są współzałożycielami Pinnacle Performance Group, firmy szkoleniowo-doradczej specjalizującej się w rozwoju zespołów, umiejętnościach przywódczych i kierowniczych oraz szkoleniach z zakresu nadzoru. Ich strona internetowa to www.pinnacle-performance.com.