„Nie możemy robić wszystkiego na raz. Albo ustalimy priorytety i skupimy się na ważnych zadaniach, albo wszystko się posypie. Poza tym, dlaczego marnujemy tyle czasu na jałowe dyskusje i zbędne czynności?”
Wszystkie nasze gry realizujemy online i na salach szkoleniowych.
Dzięki symulacji uczestnicy doświadczą i zrozumieją:
- Na czym polega optymalna organizacja czasu,
- Jakie korzyści biznesowe (m.in. poprawę wyniku finansowego) przynosi efektywne wykorzystanie czasu i ludzi
- Jak ustalać priorytety i w przypadku nadmiaru zadań rezygnować z tych mniej ważnych
- Jak zarządzać zadaniami w zespole – komu przydzielać które zadania
- Jak ustalać racjonalnie terminy realizacji zadań
- Jak planować kolejność realizacji zadań i unikać marnowania czasu
Czas trwania samej symulacji: 1 dzień (wraz z analizami i omówieniami)
Czas trwania symulacji wzbogaconej o warsztat dot. zarządzania czasem: 2 dni
Charakterystyka symulacji:
Na rynku (przedstawionym w formie kilku współzależnych symulacji planszowych) konkuruje od czterech do ośmiu przedsiębiorstw sprzedających… czas. Ściślej ujmując, wynajmują one swoich fachowców na określony czas – niczym firmy prawnicze, agencje tłumaczy symultanicznych, wynajem kierowców itp.
Każda z tych firm dysponuje na początku symulacji tymi samymi zasobami (ludzie, wiedza, czas, pieniądze). Każda z firm dostaje też tyle samo „zamówień od klientów” na identyczną liczbę godzin pracy. Zapytania te są zróżnicowane – jedne wymagają od dostawcy znajomości angielskiego, a inne wiedzy technicznej. Uczestnicy sami decydują więc, któremu ze swoich „wirtualnych pracowników” przydzielą to zadanie – optymalizując podział zadań i wynikające z tego koszty (różni pracownicy mają różne stawki wynagrodzeń).
Zadań jest więcej niż zespół może wykonać, są w różnym stopniu opłacalne (klient płaci więcej lub mniej), niektóre kolidują ze sobą pod względem terminu realizacji lub wykorzystania zasobów. Gracze muszą więc ustalić priorytety – wszystkich zadań na pewno nie zrobią, a jeśli z czymś się spóźnią, zapłacą dotkliwe kary.
Dodatkowym utrudnieniem są zmiany które klienci zgłaszają w trakcie realizacji kontraktów, opóźnienia zewnętrznych kooperantów, nagłe dodatkowe i obowiązkowe czynności (np. niezapowiedziana kontrola skarbowa). Zdarzają się też „choroby” kluczowych „pracowników” w samym środku prowadzonego projektu, oraz inne niespodzianki analogiczne do tych z „realnego świata”.
Im więcej lepiej płatnych zadań (o wyższym priorytecie) zrealizuje grupa, tym więcej zarobi i wygra grę. Ale jeśli podejmie się zadań nieopłacalnych, spóźni się, nie wykorzysta efektywnie czasu swoich pracowników, albo nie poradzi z niespodziewaną zmianą, poniesie dotkliwe koszty. W efekcie uzyska gorszy wynik finansowy i przegra więc z konkurencją…
Rodzaje decyzji podejmowanych przez uczestników:
Planowanie i ustalanie priorytetów
- Określenie celów, które grupa chce osiągnąć w czasie gry (w tym mierniki, oraz terminy ich realizacji – SMART)
- Określenie kryteriów, na podstawie decydujemy czy zadanie jest priorytetowe czy nie
- Ustalenie głównego planu działania w czasie gry, strategii dla gry
Przydzielanie zadań „pracownikom”
- Ustalenie, które zadania opłaca się przypisywać którym pracownikom (relacja przychodu z kontraktu do kosztu wynagrodzenia pracownika i kosztu wykorzystania innych zasobów)
- Dzielenie zadań na poszczególnych pracowników w ramach realizowanych projektów, uwzględniając wyznaczone terminy i czasochłonność zadań
- Planowanie rezerw (ludzi i czasu) na wypadek nieprzewidzianych zadań do przydzielenia
- Dzielenie czasu pracowników pomiędzy czas na prace dla klientów, czas na zadania bieżące (np. raportowanie) i czas na rozwój (np. wysyłanie na szkolenia)
Codzienne, operacyjne zarządzanie czasem
- Przyjmowanie lub odrzucanie zleceń od klientów
- Operacyjne planowanie realizacji zleceń – kolejność realizacji, czasochłonność, itp.
- Radzenie sobie ze zmianami oczekiwań klientów (zmiany w kontraktach)
- Radzenie sobie z niespodziankami (opóźnienia, choroby…)
- Optymalizacja wykorzystania czasu poprzez rezygnację ze zbędnych zadań (realizowanych tylko z przyzwyczajenia) i likwidowanie tzw. złodziei czasu.